Usability-Gutachten für das BAföG-Fachverfahren
Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege
Die SenWGP beauftragte adesso mobile mit der professionellen Erstellung eines Usability-Gutachtens.
Die Abteilung Gesundheit ist für die Gesundheitsberichterstattung und den Bevölkerungsschutz zuständig. Sie behandelt auch Fragen zum Krankenhauswesen, zur Notfallvorsorge und zur Gesundheitsökonomie. Weitere Aufgaben sind die Arzneimittelversorgung und Themen rund um die Schwangerschaft. Die Abteilung Pflege befasst sich mit rechtlichen Grundlagen und Fragen zu Pflegeberufen, Pflegeeinrichtungen und der Pflegeversicherung. Außerdem entwickelt sie Konzepte für eine moderne Pflege im Zeitalter der Digitalisierung.
SenWGP: Organisation beauftragt Experten für Usability-Gutachten
Die Berliner Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP) hat 2019 das BAföG-Fachverfahren BAFSYS2 für die Ämter für Ausbildungsförderung eingeführt. Dieses Fachverfahren umfasst ein Dokumentenmanagementsystem, ein Berechnungssystem sowie ein System zur Bescheiderstellung und Auszahlung von BAföG-Leistungen. Um den Übergang in den Echtbetrieb zu unterstützen, benötigt die SenWGP ein umfangreiches Usability-Gutachten. Ziel des Gutachtens ist es, die Usability und User Experience des Fachverfahrens BAFSYS2 zu bewerten, möglichen Handlungsbedarf zu identifizieren und für einen Teil der Befunde konkrete Handlungsmöglichkeiten zur Optimierung der Usability aufzuzeigen. Der Usability-Test soll nach den Vorgaben der DIN EN ISO 9241-110 durchgeführt werden, die die Grundsätze der Dialoggestaltung für die Ergonomie der Mensch-System-Interaktion festlegt.
Für die professionelle Durchführung des Usability-Tests beauftragte die SenWGP die adesso mobile solutions GmbH – den führenden IT-Dienstleister für App-Entwicklung und mobile Lösungen im DACH-Raum. So konnte die Senatsverwaltung sicherstellen, dass BAFSYS2 den Anforderungen der Nutzer:innen entspricht und reibungslos in den Echtbetrieb überführt werden kann. Das Gutachten von adesso mobile lieferte detaillierte Ergebnisse und Empfehlungen zur Verbesserung der Usability, um eine benutzerfreundliche und effiziente Anwendung des Fachverfahrens zu gewährleisten.
adesso mobile übernimmt mit Usability-Gutachten wichtige Aufgaben
adesso mobile setzte das Usability-Gutachten für die Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP) mit einem strukturierten und ganzheitlichen Ansatz um. Ein Usability-Experte von adesso mobile war hauptverantwortlich für die Testvorbereitung und arbeitete eng mit den Projekt- und Fachverantwortlichen der SenWGP zusammen. Zur Vorbereitung entwickelte der Mitarbeiter einen detaillierten Testleitfaden mit spezifischen Fragen für den Usability-Test sowie zwei Fragebögen: den ISONORM 9241-110 und den System Usability Score (SUS). Diese Fragebögen wurden nach dem Test mit den Proband:innen durchgegangen, um eine umfassende Rückmeldung zu erhalten.
Der Usability-Experte von adesso mobile führte den Usability-Test als Moderator selbst durch und leitete einen externen Protokollanten der Senatsverwaltung an, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten. Nach dem Test wertete er die Ergebnisse sorgfältig aus. Während des gesamten Projekts stand der Fachmann der SenWGP beratend zur Seite. Er empfahl vor dem Hintergrund der Digitalisierung geeignete Vorgehensweisen, Auswahlkriterien für Proband:innen und das optimale Setting für den Test vor Ort. Nach Abschluss des ersten Arbeitspakets wurden die Ergebnisse des Usability-Tests präsentiert. Die Projekt- und Fachverantwortlichen sichteten alle Ergebnisse und priorisierten spezifische Themen, für die im zweiten Arbeitspaket Handlungsempfehlungen erarbeitet wurden. Diese Handlungsempfehlungen wurden Mitte April 2024 vor Ort in Berlin präsentiert und diskutiert.
Durch diese sorgfältige und kollaborative Vorgehensweise konnte adesso mobile sicherstellen, dass das Usability-Gutachten nicht nur gründlich und präzise war, sondern auch praxisnahe und umsetzbare Empfehlungen zur Verbesserung der Usability des BAföG-Fachverfahrens BAFSYS2 lieferte.
SenWGP: Usability-Gutachten macht BAföG-Fachverfahren nutzerfreundlicher
Das von adesso mobile durchgeführte Usability-Gutachten bringt der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP) und deren Kund:innen zahlreiche Vorteile. Erstens verbessert es die Benutzerfreundlichkeit des BAföG-Fachverfahrens BAFSYS2 erheblich, wodurch die Mitarbeiter:innen effizienter arbeiten können. Zweitens wird durch die optimierte User Experience die Zufriedenheit der Anwender:innen erhöht, was sich positiv auf die Akzeptanz des Systems auswirkt. Darüber hinaus tragen die identifizierten und priorisierten Handlungsempfehlungen dazu bei, mögliche Fehlerquellen zu minimieren und die Genauigkeit bei der Bearbeitung von BAföG-Anträgen zu erhöhen.
Die im Rahmen des Gutachtens entwickelten Verbesserungsvorschläge sorgen zudem dafür, den Schulungsaufwand für neue Benutzer:innen zu reduzieren, da das System intuitiver und leichter zu erlernen ist. Schlussendlich stellt die strukturierte Vorgehensweise bei der Durchführung und Auswertung des Usability-Tests sicher, dass die SenWGP fundierte Entscheidungen zur Optimierung und Weiterentwicklung des Fachverfahrens treffen kann. Insgesamt sorgt das Usability-Gutachten dafür, dass das BAföG-Fachverfahren BAFSYS2 sowohl für die Mitarbeiter:innen der SenWGP als auch für die Antragsteller:innen effizienter, benutzerfreundlicher und zuverlässiger wird.